Cara Mengetahui File-Folder yang Dibagikan di Google Drive

Cara Mengetahui File-Folder yang Dibagikan di Google Drive ke kita menjadi materi lanjutan dari cara mengatur hak akses file-folder di Google Drive.

A. Cara Mengetahui File-Folder yang dibagikan di Google Drive ke Saya

Secara standar, Google Drive menampilkan file-file atau folder-folder yang dibuat sendiri, termasuk file atau folder yang dibagikan ke orang lain.

Adapun untuk mengetahui file atau folder yang dibagikan ke kita, maka lihat menu di samping kiri, klik menu “Share to me” atau “Bagikan ke saya” dengan icon orang.

Tampilan File atau Folder yang dibagikan ke saya dapat (dilihat di Gambar) terlihat 2 model, yaitu:

1. Kotak A yaitu Tampilan Daftar (View List)

Cara menampilkan file dan folder yang dibagikan ke saya (Share to me)  dengan model daftar (View list) dengan memperhatikan kotak A, yaitu:

1. “View list” atau “Tampilan daftar”
2. “Name” atau “nama” yaitunama file atau folder yang dibagikan ke saya
3. “Shared by” atau “dibagikan oleh” yaitu orang yang membagikan file atau folder
4. “Last modified” atau “Terakhir dirubah” yaitu waktu dan orang yang terakhir merubah file atau folder yang dibagikan.

2. Kotak B yaitu tampilan Kisi (View Grid)

Cara menampilkan file dan folder yang dibagikan ke saya (Share to me)  dengan model kisi (View grid) dengan memperhatikan kotak B, yaitu:

1. “View grid” atau “Tampilan kisi”
2. “Name” atau “nama” yaitunama file atau folder yang dibagikan ke saya

B. Cara Mengetahui Hak Akses terhadap file atau folder yang dibagikan ke saya

File dan folder yang ada di tampilan “Share to me” atau “Dibagikan ke saya” memiliki hak akses yang bisa dilakukan oleh penerima file atau folder. Hak akses tersebut ditentukan oleh pemiliknya.

Ada dua akses yang bisa diberikan oleh pemilik file atau folder kepada penerima terhadap file atau folder, yaitu

1. Melihat saja (icon mata) yaitu penerima hanya bisa meilhat saja dan tidak bisa merubahnya.
2. Merubah (icon pensil) yaitu penerima dapat merubah folder atau menambah file di folder.

Penerima dapat mengetahui akses terhadap folder tersebut dengan cara melihat pada gambar bagian C, yaitu:

a. Klik Icon Orang
b. Daftar nama dan email yaitu orang-orang yang memiliki akses terhadap folder ini.
c. Icon pencil yaitu Penerima dapat merubah folder dan menambah file di folder ini

C. Cara Menambahkan File ke Folder yang dibagikan ke Saya

Penerima yang memiliki akses merubah di folder yang dibagikan ke saya dapat menambah folder baru atau file-file baru ke folder dengan mengikuti langkah-langkah yang ada di gambar di atas. Adapun alurnya sebagai berikut:

1. Klik menu “Share to me” atau “Bagikan ke saya”
2. Klik folder yang menjadi tempat menyimpan file (contoh di gambar adalah nama madrasah)
3. Pastikan folder yang menjadi tempat menyimpan file (contoh di gambar adalah nama madrasah) Aktif.
4. Klik “New” atau “Baru”, lalu buat folder dengan nama guru (lihat cara membuat folder baru di Google Drive)
5. Muncul folder baru dengan nama guru, lalu klik folder tersebut.
6. Pastikan folder nama guru aktif.
7. Klik “New” atau “Baru”, lalu upload file (lihat cara menyimpan file di Google Drive) contoh di gambar adalah File laporan WFH guru.
8. Muncul file yang telah diupload dengan identitas sebagai berikut:
   • Nama file
   • Pemilik (Owner)
   • Terakhir dirubah (Last Modified)
   • Ukuran file (File size)

File yang diupload dapat dilihat orang-orang yang tergabung di folder ini. dan memiliki akses sesuai dengan hak akses folder yang dibagikan.

Selamat mencoba, semoga bermanfaat.

Wallahu A’lam.