Cara Mengatur Hak Akses file-Folder di Google Drive

Cara mengatur hak Akses file-folder yang dibagikan menjadi materi lanjutan setelah materi cara membagikan file-folder di Google Drive.

Gambar Alur pengaturan akses file atau folder yang dibagikan

Google Drive memberikan pengirim file atau folder untuk mengatur hak akses bagi penerima. Pengirim file dan folder dapat mengatur hak akses penerima dengan melihat alur di gambar berikut:

Gambar di atas menjelaskan tentang cara mengatur akses file atau folder yang dibagikan bisa dilakukan beberapa cara. Penjelasan berikut berdasarkan 2 model pengirim yaitu Link dan email, yaitu

1. Cara Mengatur Hak akses file-folder di Google Drive lewat link (Kotak A)

Pada saat akan mengirim file atau folder lewat salinan link, pengirim dapat mengatur hak akses dengan 3 cara, yaitu:

a. Menu “Anyone with the link”

Langkah pertama adalah langkah yang paling cepat yaitu setelah mengklik menu “Share” atau “Get link shared” akan muncul kotak A. lalu klik panah kecil di samping kalimat Anyone with the link, akan muncul 3 pilihan yaitu

• Anyone with the link can edit : Penerima link ini dapat mengedit
• Anyone with the link can Comment :  Penerima link ini dapat memberikan komentar
• Anyone with the link can View yaitu Penerima link ini dapat melihat

b. Menu “More”

langkah kedua dilakukan jika pengirim ingin mengaturnya lebih lanjut tentang hak akses penerima, yaitu

1. Klik panah kecil di samping  “Anyone with the link” (kotak A)
2. Klik “More” (kotak A)
3. Muncul kotak D, muncul tiga pilihan, yaitu
   • On – Public on the web : setiap orang di internet dapat menemukan dan mengakses. Tidak disyaratkan untuk login ke Gmail atau Google.
   • On – Anyone with the link: Setiap orang yang mempunyai link ini dapat mengakses. Tidak disyaratkan untuk login ke Gmail/Google
   • Off – Specific people : Dibagikan dengan orang tertentu.
     Pengirim dapat memilik salah
4. Klik panah kecil disamping menu “Access”, muncul 3 pilihan, yaitu:
   • Can edit yaitu penerima dapat mengedit
   • Can Comment yaitu penerima dapat memberikan komentar
   • Can view yaitu penerima dapat melihat saja
5. Klik Save
6. Muncul Kotak C, pemilik dapat mengatur 2 menu yaitu:
   • Prevent editors frm changing access and adding new people yaitu Jika pemilik file dan folder mengaktifkan, maka dapat mencegah editor mengubah akses dan menambah orang baru
   • Disable options to download, print and copy for commenters and viewers yaitu jika pemilik file atau flder mengaktikan, maka penerima tidak dapat mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk komentator dan pemirsa
7. Klik “Done”

c. Menu “Advance”

Langkah ketiga adalah pengirim mengklik menu “Share” atau “Get link shared” akan muncul kotak A. lalu ikuti langkah-langkah berikut, yaitu

1. Klik “Advance” (kotak A)
2. Muncul kotak C, Klik menu “Change”
3. Muncul kotak D, ikuti langkah ke-3 sampak k-7 seperti di cara kedua yaitu menu “More”

2. Mengatur akses file/folder lewat email (Gambar B)

Pada saat akan mengirim file atau folder lewat email, pengirim dapat mengatur hak akses dengan 3 cara, yaitu:

a. Icon pencil di samping kotak “People”

Cara pertama adalah cara paling mudah mengatur akses file dan folder yang akan dibagikan. Setelah pengirim mengklik “Share” atau “Bagikan” akan muncul kotak B. Klik icon pensil di samping “People” untuk memilih 3 akses, yaitu:

• Can Edit yaitu hak mengedit
• Can Comment yaitu hak akses memberikan komentar
• Can view yaitu hak akses melihat saja

b. Menu “Advance” dan icon pensil samping Invite people

Cara kedua adalah cara paling lanjutan setelah mengklik “Share” atau “Bagikan” akan muncul kotak B. Langkah mengatur akses file dan folder yang dibagikan sebagai berikut:

1. Klik “Advance”
2. Klik panah kecil di samping “nama dan alamat email yang punya akses”, muncul tiga pilihan hak akses, yaitu:
   • Can Edit yaitu hak mengedit
   • Can Comment yaitu hak akses memberikan komentar
   • Can view yaitu hak akses melihat saja
3. Muncul Kotak C, pemilik dapat mengatur 2 menu yaitu:
   • Prevent editors frm changing access and adding new people yaitu Jika pemilik file dan folder mengaktifkan, maka dapat mencegah editor mengubah akses dan menambah orang baru
   • Disable options to download, print and copy for commenters and viewers yaitu jika pemilik file atau flder mengaktikan, maka penerima tidak dapat mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk komentator dan pemirsa
4. Klik “Done”

c. Menu “Advance” dan icon pensil samping Who has Access

Cara ketia adalah cara paling lanjutan yang hampir sama dengan cara kedua. Langkah kedua ini dilakukan untuk mengirim file atau folder kepada orang lain dengan cara mengundang orang melalui email.

Setelah mengklik “Share” atau “Bagikan” akan muncul kotak B. Langkah mengatur akses file dan folder yang dibagikan sebagai berikut:

1. Klik “Advance”
2. Klik panah kecil di samping “nama dan alamat email yang punya akses”, muncul tiga pilihan hak akses, yaitu:
   • Can Edit yaitu hak mengedit
   • Can Comment yaitu hak akses memberikan komentar
   • Can view yaitu hak akses melihat saja
3. Muncul Kotak C, pemilik dapat mengatur 2 menu yaitu:
   • Prevent editors form changing access and adding new people yaitu Jika pemilik file dan folder mengaktifkan, maka dapat mencegah editor mengubah akses dan menambah orang baru
   • Disable options to download, print and copy for commenters and viewers yaitu jika pemilik file atau flder mengaktikan, maka penerima tidak dapat mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk komentator dan pemirsa
4. Klik “Done”