Cara Membuat Jadwal Rapat Online di Microsoft Teams
Cara membuat Jadwal Rapat Online di Microsoft Teams menjadi materi utama setelah mampu login ke Ms. Teams.
Microsoft Teams menyiapkan Kalender untuk 2 kegiatan, yaitu jadwal kegiatan pribadi dan jadwal pertemuan atau rapat online yang diikuti orang lain.
Pada kesempatan ini akan belajar bagaimana membuat jadwal rapat online dan membagikan Undangan rapat online kepada peserta rapat.
A. Membuat Jadwal Rapat Online yang baru di Komputer Desktop/Laptop
Cara menyusun jadwal rapat online di Microsoft teams, sebagai berikut:
- Klik Menu “Calendar” (Kalender) di menu bar samping
- Klik panah di samping menu “New meeting”, akan muncul 2 menu pilihan yaitu “Schedule meeting” dan “Live Event”
- Klik “Schedule meeting” untuk membuka form pengisian jadwal kegiatan atau penjadwalan pertemuan online.
B. Cara Mengisi Form Jadwal Pertemuan yang baru
Pada form Jadwal Pertemuan baru secara detail terdapat beberapa pertanyaan/kotak yang harus diisi.
- Time Zone yaitu pastikan waktu wilayah berdasarkan waktu UTC +07.00 untuk Bangkok, Hanoi, dan Jakarta.
- Add Title yaitu memberi judul atau tema rapat atau pertemuan online yang akan diadakan
- Add Required Attendees yaitu Menambah Peserta yang diinginkan dengan cara menulis alamat email yang akan diundang. Beberapa catatan dalam mengisi di kolom ini yaitu
a. Jika penulisan emailnya benar, maka akan muncul kalimat “invited {email yang diundang}.
b. Peserta yang diundang tidak harus memiliki email Microsoft, bisa email dari Gmail, Yahoo atau email lainnya. - Mengisi kolom tanggal dan waktu dimulai dan diakhir pertemuan. Secara otomatis akan muncul waktu pelaksanaan rapat atau pertemuan online.
- Does not repeat yaitu dapat memilih apakah pertemuan akan dilaksanakan secara berulang atau hanya sekali.
- Add chanel yaitu menambah peserta Undangan rapat dengan menggunakan saluran atau chanel (6a). Semua anggota di kelas yang dipilih akan diundang secara otomatis. Klik di kolom tersebut akan muncul kelas atau tim yang diikuti atau yang dibuat (6b).
- Add Location yaitu menambah lokasi atau tempat pertemuan
- Kolom ini adalah tempat menuliskan kata Pengantar rapat atau tema pertemuan secara detail.
- Klik Save, Jika sudah selesai mengisi semua kolom.
Jika kursor diletakan di kolom Add channel (6a), maka akan muncul saluran atau kelas sesuai dengan jumlah saluran/kelas yang dibuat atau kelas yang diikuti (6b).
Ketika Kolom Add channel (6) terisi channel atau saluran, maka menu “Save” akan berubah menjadi “Send” (9). Artinya selain tersimpan di Kalender kegiatan sendiri, Undangan pertemuan online dengan menggunakan Microsoft teams akan terkirim dan terlihat di Kalender peserta yang tergabung di saluran atau kelas.
C. Cara mengedit Jadwal Pertemuan Online di Microsoft teams.
Setelah Undangan disusun dan terkirim ke peserta, Undangan tersebut dapat diedit atau diperbaiki jika ada kesalahan atau ingin menambah peserta rapat.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Klik menu “Calendar” atau Kalender. Akan muncul kalender yang berisi kegiatan-kegiatan di hari kerja selama seminggu. Cari Jadwal kegiatan yang akan dirubah
- Klik dua kali di areal kegiatan yang akan dirubah.
Setelah itu, akan muncul jadwal kegiatan yang akan dirubah secara detail. Perhatikan Gambar di bawah ini akan dan lihat apa yang dirubah di gambar ini.
- Kolom Add Required Attendees diisi dengan email yang peserta yang diundang, baik email yang tergabung di Microsoft atau email lainnya seperti Gmail, Yahoo dan lainnya.
- Letakkan kursos di Kalimat “Join Microsoft Teams Meeting”, lalu klik kanan, maka akan muncul dua pilihan yaitu
a. Open Link yaitu jika dipilih Open Link maka akan terbuka link Join ke pertemuan online
b. Copy Link yaitu mencopy atau menyalin link pertemuan online. Link tersebut dapat dibagikan ke peserta melalui media lain. Membagikan link Join merupakan salah satu cara mengundang peserta untuk hadir dalam rapat atau pertemuan online, selain dengan mengirimkan Undangan Lewat email yang ditulis di kolom “Add Required Attendees” - Kli Send Update
Perhatikan Huruf (a) di gambar yaitu Tracking yang Menampilkan nama yang mengatur jadwal kegiatan dan Peserta yang diundang
Demikian cara membuat jadwal rapat online di Microsoft teams yang terdiri dari bagaimana cara Menampilkan Form Jadwal Rapat atau pertemuan yang baru, cara bagaimana mengisi form jadwal pertemuan di Microsoft Teams. Dan bagaimana cara mengedit Jadwal kegiatan yang telah ada di Kalender.